Płatności faktur z KSeF: które zapłacone, które po terminie

Dopóki faktury przychodziły na papierze albo w PDF, wiele osób zapisywało na nich datę zapłaty i konto, z którego poszedł przelew. Faktura z KSeF to plik XML. Nie da się na nim nic dopisać, a w KSeF wszystkie dokumenty wyglądają tak samo. Najprostsze rozwiązanie to lista płatności w Excelu, zrobiona automatycznie z plików XML.

Jak zrobić listę faktur do zapłaty

Pobierz z KSeF faktury zakupowe za okres (np. ostatni miesiąc) jako XML lub paczkę ZIP.
Wgraj je do narzędzia KSeF → Excel.
Pobierz XLSX i otwórz arkusz Płatności.

Wgraj faktury XML i pobierz Excel →

Działa w przeglądarce – pliki nie są wysyłane na serwer. Podgląd i eksport do 3 faktur za darmo.

Co jest w arkuszu „Płatności”

Faktury nieoznaczone jako zapłacone, posortowane od najbliższego terminu płatności. Dla każdej z nich: termin, liczba dni po terminie (licząc od dnia eksportu), status („po terminie”, „dziś”, „do zapłaty”), kwota brutto i waluta, sprzedawca z NIP-em, numer faktury, forma płatności, numer rachunku do przelewu i informacja o MPP (split payment).

Wystarczy dodać obok kolumnę „Zapłacono” i wpisywać daty przelewów – albo co miesiąc wgrywać nową paczkę i sprawdzać, co zostało.

Skąd wiadomo, że faktura jest zapłacona?

Ze struktury FA(3): sprzedawca może oznaczyć fakturę jako zapłaconą (pole Zaplacono i data zapłaty), co zwykle robi przy płatności kartą, gotówką lub z góry. Takie faktury nie trafiają na listę. Faktury płatne przelewem z terminem z reguły nie mają tego oznaczenia, więc pojawią się na liście, dopóki sam ich nie odhaczysz. KSeF nie wie, czy przelew wyszedł z Twojego konta.

Dla biura rachunkowego

Arkusz zawiera też nazwę i NIP nabywcy, więc paczkę z faktur kilku klientów można przefiltrować po kliencie. Ten sam plik ma rejestr VAT wg stawek i listę wszystkich pozycji faktur.

Zestawienie ma charakter pomocniczy – nie zastępuje ewidencji prowadzonej w programie księgowym ani historii rachunku bankowego.

Zobacz też: KSeF XML do Excel · Jak otworzyć plik XML z KSeF · Rejestr VAT z KSeF w Excelu · Płatności faktur z KSeF · Jak pobrać faktury z KSeF · Strona główna