Jak pobrać wszystkie faktury zakupowe z KSeF

W bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF (Ministerstwo Finansów) faktury można pobierać pojedynczo albo zaznaczając kilka na liście. Ograniczenie: w jednej operacji można pobrać od 1 do 10 faktur – kilka faktur zapisuje się jako archiwum ZIP (tak opisuje to podręcznik użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0). Przy 60 fakturach w miesiącu wychodzi więc 6 paczek.

Krok po kroku

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF i przejdź do Lista faktur → zakładka Faktury zakupowe (Podmiot2).
2. Ustaw filtr daty (np. data wystawienia od 1 do ostatniego dnia miesiąca) i pokaż wyniki.
3. Zaznacz pierwsze 10 faktur (pole wyboru przy każdej fakturze), rozwiń przycisk Pobierz i wybierz format XML. Zapisze się plik ZIP.
4. Odznacz je, zaznacz kolejne 10 i powtórz – aż pobierzesz wszystkie.
5. Przeciągnij wszystkie pliki ZIP naraz na ksefdoexcel.pl. Narzędzie rozpakuje paczki, połączy faktury w jedną listę i pominie te, które pobrałeś dwa razy.

Wgraj paczki ZIP i pobierz Excel →

Działa w przeglądarce – pliki nie są wysyłane na serwer. Podgląd i eksport do 3 faktur za darmo.

Dlaczego XML, a nie PDF?

PDF to tylko obrazek faktury – nie da się z niego zrobić tabeli. XML zawiera wszystkie dane w uporządkowanej formie: numery, daty, NIP-y, kwoty w podziale na stawki VAT, pozycje, termin płatności i numer konta. Z paczek XML powstaje Excel z arkuszami:

• Faktury – jedna faktura = jeden wiersz,
• Płatności – nieopłacone faktury od najbliższego terminu, z liczbą dni po terminie i numerem konta (więcej),
• Rejestr VAT – netto i VAT wg stawek, z sumami (więcej),
• Pozycje – każdy wiersz każdej faktury,
• Sprzedawcy, Nabywcy i Uwagi (możliwe duplikaty, niezgodne sumy).

Jeśli potrzebujesz tylko obejrzeć lub wydrukować pojedynczą fakturę, wystarczy ją wgrać – podgląd i wydruk są bezpłatne (jak otworzyć plik XML z KSeF).

Faktury sprzedażowe

Tak samo pobierzesz faktury sprzedażowe – w zakładce Faktury sprzedażowe (Podmiot1). W Excelu arkusz „Nabywcy” pokaże obroty z każdym klientem, a „Płatności” – które faktury klienci jeszcze nie zapłacili (o ile sprzedaż nie była oznaczona jako zapłacona).

Interfejs Aplikacji Podatnika może się zmieniać – opis według podręcznika użytkownika Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 (MF, luty 2026).

Zobacz też: KSeF XML do Excel · Jak otworzyć plik XML z KSeF · Rejestr VAT z KSeF w Excelu · Płatności faktur z KSeF · Strona główna